來源：國際科技趨勢與生成式AI應用公告
威脅對象：無實體威脅（此為新型AI工具應用新知普及與數位生活教學）
主題面向簡介
全球廣泛使用的生成式AI工具 ChatGPT 於近日正式上線全新版本的記憶系統。這項科技新知對於經常需要擬定公文草稿、統整專案計畫、產出行政報告或規劃活動大綱的校園各處室同仁來說，是一項重大的科技應用進展。新功能的核心價值聯結在於大幅改善了個人化回應的時效性與正確性，讓 AI 能夠更聰明、更即時地記住使用者的業務習慣與特定需求。本篇新聞旨在透過新型 AI 工具應用教學，協助全校同仁看懂這項新技術的運作機制，並引導大家在日常業務與公務行政中，學會如何善用這個新工具來提升全校辦公效率。
它是怎麼發生的？ 在過去，同仁在使用 ChatGPT 協助處理行政庶務時，常常會發現系統雖然有記憶功能，但有時候會把很久以前、甚至已經過期的業務格式或對話內容混雜在當前的回答中，或者在隔了一段時間後，回答的精準度就逐漸下降。這次新版記憶系統的上線，是系統開發商針對其底層的長期記憶架構進行升級，讓系統能夠自主判斷哪些是當前最重要的工作脈絡，進而改善個人化回應的時效與正確性，讓每一次的互動都更貼近全校同仁當下的行政辦公需求。
漏洞嚴重性（治理精神） 本篇議題著重於新型校園數位工具的導入應用與長遠科技素養儲備。在數位化辦公環境不斷演進的趨勢下，系統功能的更新直接關係到行政資源的整合效率。理解新技術的運作機制並建立標準化操作流程，不僅能防範因不熟悉工具特性而產生的無效輸出，更能有效維護日常教學順暢、提升全校整體行政效率，全面優化校務行政品質。
同仁怎麼做（AI工具應用與記憶管理三招行動指引）
● 第一招（數位生活自律｜建立清晰且具時效性的關鍵對話） 全校同仁在進行行政公文擬稿、規劃活動計畫或撰寫處室報告時，應在對話中明確提供當前的業務主題、對象與核心目標。由於新版記憶系統大幅提升了時效性，同仁可以用最直白的語言告訴系統「這是這學期的專案進度」或「這是今年六月的宣導活動大綱」，讓系統能夠自動汰換掉過往的舊資料，確保產出的辦公內文完全符合最新的現況。
● 第二招（數位生活自律｜驗證與調整產出內容的正確性） 同仁在取得 ChatGPT 生成的個人化行政草稿或活動文案後，應養成自主檢視內容的習慣。在新功能改善正確性後，同仁可以透過追問或提供更精準的在地化範例（例如：這是我們學校專屬的公文大綱格式），讓系統的記憶庫能夠更完美地貼合同仁的真實工作習慣，打造出最懂你的數位辦公助手。
● 第三招（數位生活自律｜自主檢視與優化個人化回應） 同仁在日常業務處理或專案活動結束後，可以主動在對話中引導並檢視 ChatGPT 記錄下來的核心辦公偏好。確認系統在時效與正確性提升後，能持續精準產出符合個人風格的行政文件，讓數位工具更貼合當下的辦公需求。若發現某些舊有的業務習慣已不再適用，也可以透過簡單的操作指令讓系統更新記憶。
教學操作步驟：
當新功能涉及需要同仁在 ChatGPT 介面進行調整與檢查時，請參考以下對齊真實英文官方畫面的 Step by Step 自主教學步驟：
點設定 開啟 ChatGPT 網頁版介面後，將滑鼠移至畫面左下角的個人頭像與帳號名稱位置，點擊展開選單，並選擇 ⚙️ Settings。
找目錄 在彈出的設定視窗中，點擊左側的目錄選單： 📁 Settings └─ 📁 Personalization
狀態判斷 在 Personalization 目錄展開後，找到 Memory 功能區塊。 進行防呆關鍵判斷： 若看到 Memory 右側的開關呈現 green 開啟狀態，代表系統目前正自動為您優化時效性與正確性的個人化回應。 若同仁希望自主檢查系統目前到底記住了哪些公務業務習慣（如畫面中記錄的活動網頁 Banner 規範、校方海報範本一致性要求等），請直接點擊旁邊的 Manage memory 按鈕。
點選與優化 在彈出的英文儲存記憶（Memory）視窗中，同仁會看到系統精準列出的英文業務習慣清單。您可以瀏覽這些文字內容，若看到已經過期、屬於舊專案或已不符合現況的辦公需求，直接點擊該項目最右側的「垃圾桶」圖示，即可輕鬆擦除該條舊記憶，讓 AI 祕書隨時保持在最符合目前全校行政現況的最佳狀態。
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